JX金属 株式会社に転職
北川 理紗 / 31歳
- 2006年
- 大学入学
- 2010年
- 新卒にて民間企業に就職（リスク管理部 → 秘書課へ異動し複数役員のサポート業務を経験）※秘書技能検定準1級に合格
- 2016年
- 外資系アカウンティングファームに転職（エグゼクティブアシスタント職として複数上司をサポート）※CBS（国際秘書検定） Associateに合格
- 2018年
- JX金属に入社（東証1部上場グループの役員秘書として、現在活躍中）
※秘書技能検定1級に合格
Secretary’s FILE
秘書は会社全体の動きを把握する
特別なポジション
前職は外資系アカウンティングファームで秘書をしていたのですが、契約書の製本や顧客登録、請求書の発行作業など、どちらかというと営業事務のような業務をメインにしていました。ただ、私としては、もっと経営者のサポートとなるような仕事がしたかったこともあり、より大きなやりがいを求めて転職を決意しました。様々な会社をご紹介いただく中でJX金属の面接を受けようと思ったのは、女性でも男性と同じように活躍している方が多いと伺ったから。また、実際の面接でも感じの良い方が多く、中途入社でも風通しの良い働きやすさを感じたので、入社を決意しました。
実際入社してみると、入社前にイメージしていた通りの社風で、とても働きやすい環境です。会社の規模は大きいですが、社内の雰囲気は明るくアットホーム。そんな中でも働くみんながプロ意識を持って業務に取り組んでいて、程よい緊張感も感じられる環境です。
当社は希望すれば積極的に働きたい人にはさまざまな仕事が与えられる環境で、私自身、自分らしい働き方ができています。ワークライフバランスもきちんと取れていますし、フレックスタイム制度やノー残業デーがあるのも嬉しいですね。福利厚生も充実していて、国内の宿泊施設を社員価格で利用できたり、東京オリンピック・パラリンピックやそれに関連したボランティアの会社枠があったりと、JXTGグループならではの特典があることにも満足しています。
学ぶ姿勢を大切にしながら
一人前の秘書になる
当社の秘書は、役員に関わる庶事から社内行事に関することまで業務が多岐にわたっており、今まで経験したことのない様々な仕事を楽しんでいます。役員との距離も近く、経営陣の考えや会社全体の動きが見えるポジションなので、すごくやりがいを感じながら毎日を過ごしています。もちろん庶務的な仕事も多いですが、庶務は会社の仕組みや、関係する会社の仕事を知る為にも必要な仕事。大切な仕事だと理解した上で取り組んでいます。秘書の仕事というのは担当する役員の性格、会社の雰囲気、業態、規模によって異なるものです。すばやく環境に適応し、その中で最大限のパフォーマンスを発揮できることが優秀な秘書の条件だと思っています。役員や会社全体を見ながら、どう動くかと先を読む力を磨いているところです。
私は秘書としてというよりも、まずは社会人としての基礎をしっかりと身につけ、それを積み重ねていくことがスキルアップにつながると思っています。たとえば、お茶の出し方ひとつをとっても完璧にこなすことで、人として信頼されるようになっていけたら嬉しいです。今後は秘書としての業務はもちろんですが、周囲の同僚や先輩秘書の考えていることも念頭に置きながら連携を取り、会社がいい方向に進むよう先頭を切って進んでいける人材になっていきたいですね。
良い会社に巡り会えたことを
感謝しています
マインズさんの人材紹介サービスを受けてみて良かったと思うところは、取引企業の多さはもちろんですが、求人票を超える情報量の多さ。また、担当の方のサポートも大変きめ細かく、他の就職エージェントと比較しても群を抜いていると感じられ、安心してすべて任せることができました。前職の仕事を続けながら、同時並行で転職活動を行っていたので、一人で自分にマッチする会社を探すことは不可能でした。自分の希望する社風などをしっかりと理解して頂き、的確な会社を紹介してくれたので、スムーズに転職活動を終えることができました。たとえば面接日時の調整から、履歴書の書き方のご指導まで、転職活動が初めてという方にも心強いサービスを提供されています。私の周りで秘書やアシスタント職で転職を考えている友人には、いつもマインズさんをおすすめしているんですよ。
1日のタイムスケジュール
8:30 出社
- ●毎日朝一番で、新聞の人事欄とおくやみ欄を確認。会社対応が必要と思われる場合は上司に
確認し、対応 - ●役員執務室入室（スケジュール確認、コーヒーと新聞をお渡し）
- ●担当する役員と、当日のスケジュール等を確認
- ●月初め・月中・月末は請求書処理
- ●役員用パントリーの管理（飲み物・キッチン用品の発注）等
12:00 ランチ
※電話応対など昼当番の場合は、
13：00-14：00に昼休憩（週1～2回）
18:30 終業
13:00 午前中と同様に秘書業務
- ●管掌部門とのスケジュール調整や出張の手配、経費精算や来客応対など
- ●グループ会社の秘書との連携・諸調整
（非定例）
- ●発生している案件や担当の庶事（役員に係わる行事等の役員の案内・出欠取り纏め、会議室の設営等、ゴルフ会員権の管理）
- ●他の秘書室員のサポート（来客時のお茶出し等）
- ●役員OB対応など
- ●役員退社後、執務室の清掃
8:30 出社
- ●毎日朝一番で、新聞の人事欄とおくやみ欄を確認。会社対応が必要と思われる場合は上司に
確認し、対応 - ●役員執務室入室（スケジュール確認、コーヒーと新聞をお渡し）
- ●担当する役員と、当日のスケジュール等を確認
- ●月初め・月中・月末は請求書処理
- ●役員用パントリーの管理（飲み物・キッチン用品の発注）等
12:00 ランチ
※電話応対など昼当番の場合は、
13：00-14：00に昼休憩（週1～2回）
13:00 午前中と同様に秘書業務
- ●管掌部門とのスケジュール調整や出張の手配、経費精算や来客応対など
- ●グループ会社の秘書との連携・諸調整
（非定例）
- ●発生している案件や担当の庶事（役員に係わる行事等の役員の案内・出欠取り纏め、会議室の設営等、ゴルフ会員権の管理）
- ●他の秘書室員のサポート（来客時のお茶出し等）
- ●役員OB対応など
- ●役員退社後、執務室の清掃
18:30 終業
人事インタビュー
秘書は役員と社員をつなぐ重要な架け橋
企業にとって、秘書というのはときに「会社の顔」とも言える存在。大切なお客様とのやり取りも多く、とても重要な存在だと考えています。
当社が働く秘書の方々にまず求めるのは、会社に関する知識はもちろんのこと、マナーや語学能力といった業務遂行にあたって必要な能力です。ただ、実はそれ以上に重要なのは、培ったスキルを活用しつつ、ビジネスシーンでいかに人とのコミュニケーションを大事にできるか、周囲から信頼されるような立ち振る舞いができるか、といった部分。たとえば、お礼状ひとつにしても感謝の思いを文面に込めること、電話応対ひとつにしても相手への思いやりを言葉と口調で示すことなど、いざ実践してみると大変な部分もあるかと思います。
北川さんは秘書経験4年という実績のある方ですが、何事も前向きに学ぶ向上心、明るく元気な姿勢が周囲から好評で、秘書室全体の雰囲気も明るくなったと感じています。面接の時にイメージした通りの人材だったので、採用できてとても満足していますよ。現在は秘書室長でもある小松﨑の秘書と秘書室全体の庶事業務をメインに担当してもらっています。当社は女性の採用、働きやすい環境作りに力を入れているので、将来的には社長や副社長、役員OBの秘書も経験をしてもらい、秘書として更なるキャリアアップをしてもらいたいと考えています。
