実績・実例
(企業様向け)

人物 スクリーニング

役員の気質を的確に捉えた人選で、採用決定!IT ・エンタメ業界(東証1部上場)

従来から付き合いのあった大手の紹介会社へ秘書求人を依頼していましたが、
社長はオーナー気質が強いため、秘書経験があっても相性面でニーズに合わない方ばかりでした。今思うと「秘書経験があれば取りあえず紹介する」という大手ならではの機械的な紹介フローが原因だったように思います。秘書専門のマインズを知って求人依頼をした所、社長のタイプ・人柄・趣味・志向等、これまでにない位細かく突っ込んでヒアリングされました。
それだけ本気で探そうとしてくれる姿勢だと思い、弊社としてもきれいごとだけでない実際の状況をできるだけ細かく伝えました。オーナーシップが強く厳しい環境である旨を伝えましたので、該当人材はいないだろうと思っていましたが、数日後に数名の候補者を紹介頂くことができました。
早速面接をしたところ、前職でオーナー企業経験があり、相性面でも社長と合致しそうな方に巡りあう事ができ、この方なら社長と阿吽の呼吸でやってくれそうなイメージもでき採用を決定しました。
経歴もさることながら、人物面を重視したスクリーニングをきっちり実施して頂いた結果だと思っております。
現在も貴重な戦力となって頂いており、有力な人材をご紹介頂いたとつくづく感謝しております。 

圧倒的な人材

人材の多さと、それぞれの質の高さ金融関連企業(老舗企業)

これまで営業職の中途採用を、ある人材エージェントに依頼しておりました。 秘書を募集する事となり、もともと付き合いのあったその人材会社に依頼をしましたが、秘書に関してはなかなか候補者が挙がりませんでした。
専門エージェントはないかとネットで検索した所、マインズ社を見つけ、そこで秘書専門の人材会社があることを初めて知りました。 求人依頼をした所、多数の秘書人材を紹介頂けました。その数の多さもさることながら、それ以上に応募人材の質の高さに驚かされました。 私の想像をはるかに超えた応募数と質の高さから、これ以上応募者が増えても目移りしてしまうので途中で新規応募をストップして頂いた程でした(笑)。
複数名を面接させて頂いた中で、最も適した人材を選び、採用決定しました。
この短期間にあれだけの人数を紹介頂けたのは、やはり秘書に専門特化したマインズさんならではだなと痛感しました。

スピード

急な退職→スピーディーな人選・紹介コンサルティングファーム(中規模企業)

秘書から急な退職の申し入れがあり、引き継ぎ期間も考え、早期に後任者を見つける必要がありました。
以前にマインズさんに依頼した経緯もあったので電話連絡をした所、当社の特徴・風土・ポジションニーズなどポイントを押さえて頂いていたおかげで、その日のうちに複数名を紹介して頂きました。
急募の現状を察して頂いてか、時間がない中でも候補者の方との面接調整など迅速に連絡を取って頂き、とにかくレスポンス早く対応してくれた結果、依頼から1週間で採用が決定し、依頼から2週間で入社するという非常にスピーディーな入社となりました。
もちろんスキル・人物ともに合致していたので、引き継ぎも短い時間でスムーズに完了し、本当に感謝しております。

英語力

英語堪能なバイリンガル秘書の採用メーカー(東証1部上場)

吸収合併により、外国人役員が就任することになりました。
社内で英語ができる者はいるものの、異動させることが実務上できず、外部から採用する方針となりました。
英語を専門にした人材エージェントに依頼をしたものの、秘書としての経験・ホスピタリティ等に欠け、イメージしている人材に出会えませんでした。マインズさんに人選して頂き、外国人付きの秘書経験者を紹介して頂くことができました。
業界は全くの未経験でしたが、英語スキルが高いだけでなく、外国人の気質や異文化への理解なども持ち合わせた即戦力人材であったことに加え、適性検査でも、秘書としてのきめ細かなサポートマインド等を持ち合わせており、盤上一致で採用が決定しました。
外国人役員は全く日本語が話せないため、そのバイリンガル秘書の方が社内外とのパイプ役としてうまく機能しております。

ポテンシャル採用

秘書業務はそれほどなく、雑多な業務を中心に お願いしたい広告・エンタメ業界(ベンチャー企業)

弊社は少数組織のため、業務の分担がきっちりできているわけではありませんでした。そのため、秘書といっても大手企業のようなスケジュール管理メインの秘書ではなく、社内事務全般や、独自の仕事が多くある状況でした。秘書専門と謳っているマインズさんは、大手企業だけを対象としているんだろうなと思っていましたが、とりあえず電話してみたところ、そういった事例も多数対応してきたとの話しを聞き、依頼してみることにしました。

もともとは、秘書経験者のみで探そうと思っていましたが、経験者の場合には、秘書以外の業務はあまり好まない方や、これまでの仕事の進め方やスタンスに固執してしまう方もいる為、弊社のようなケースでは、「どちらかというと経験値より未経験でも意欲・マインドが備わった方がマッチしているのでは」というアドバイスを聞き経験者と未経験者の双方を面接してみることにしました。 結果的に、経験者はスキルとして即戦力の期待は持てましたが、スケジュール管理・調整などのいわゆる秘書業務のボリュームが少ないという点を懸念されたり、従来の会社と秘書業務のあり方が異なる等の点で、どうしても双方にマッチしてこない印象を受けました。
かたや未経験者の方は、どんな仕事でも勉強になるので経験してみたいというモチベーションの高い方や、前職から年収が下がってでも一からキャリアを作りたいという覚悟のある方が多く見受けられましたので、迷いましたが、若さとフットワークの軽さ、今後の伸びしろを感じ、未経験者を採用することにしました。接遇・ホスピタリティ・行動力などを活かし、かなり幅広い業務に従事しており、今でも活躍しています。

ハイスペック人材

上場企業経験のある秘書のプロを採用医療福祉業界(JASDAQ上場)

株式を上場するため、社内ニーズとして「上場企業の秘書経験者」を採用しようという事になりました。通常の秘書業務はもちろん、数字周り(PL/BSなど)にも多少の理解があり、株式公開後の取材窓口にもなれるようなハイスペックな秘書人材を探しておりました。そもそもかなり限定された募集要件に加えて、弊社は上場予定ではあるものの、組織規模はさほど大きくなく、これまで以上の社格を求める傾向が強いと言われる上場企業の秘書経験者にとって、あまり魅力を感じて頂けず、応募自体がほとんどなく、採用に大変苦戦しておりました。

マインズさんは秘書専門だけあって、弊社の募集用件に見合うスキルを持った方は、他エージェントと比較しても圧倒的に多い状況でしたが、それでも応募者数はある程度限定されてしまいました。限られた該当人材に対して、「社格や安定性」だけでなく「上場予定の企業を支える面白さ、やりがい、経営者の思い」などを弊社の代わりとなってきちんと説明・フォローして頂き、何とか要件に見合った方を採用する事ができました。先月、無事に上場でき、まだまだ多忙な日は続いておりますが、「上場企業での経験を活かしたプロの秘書」が近くにいてくれる事で、対外的な対応や社内とのパイプ約なども安心して任すことができ、大いに助かっています。

提案力

初めての秘書採用で試行錯誤しましたが・・・総合不動産企業(小規模組織)

これまで私自身(社長)が雑務も含めた全ての業務を行っていました。仕事量が増えていく中、手一杯になり、本来の経営業務に集中できない状況になりはじめた頃、知人の勧めで秘書を採用してはとのアドバイスを受け、インターネットで検索した所、マインズさんを見つけ打ち合わせをさせて頂きました。初めての秘書採用という事もあり、「秘書業務とは?」「何をどこまでお願いしていいか?」「秘書市場の年収相場は?」など基本的なことから摺合せをさせて頂き、まずは様々な可能性を模索すべく、秘書経験者とポテンシャル人材(未経験)の両方を提案頂く運びとなりました。
打ち合わせ時に伺っていた通り、経験者は一般的な秘書業務を確立できる安心がある反面、ご志向面でなかなかマッチしずらい傾向がみられました。一方で未経験者は経験こそないものの、あまり色に染まっていので馴染みやすく、またどんな仕事でも前向きに取り組む姿勢が強く見られたので、担当してもらう業務が流動的である私の秘書として、長く就業してもらえるという判断で未経験者を採用することにしました。 現在では他スタッフともすっかり打ち解け、自ら進んで仕事をしてくれており、私の右腕として大変重宝しています。 

人材の見極め

退職者が続き、秘書ポジションが定着しない…外食関連企業(中規模会社)

社長秘書として勤めていた方が、結婚を機に退職することになり、昨年にも同様の事情で、2回続けて結婚退職がありました。
女性のライフイベントなのでしょうがないと思っていましたが、あまり秘書がころころ変わってしまうのはよろしくなく、次は長期就業できる人を希望していました。
面接ではあまり突っ込んだプライベートな質問も敬遠されるため、マインズさんに依頼して、すぐに結婚することがなく、ある程度長く就業して頂ける人材を優先し、人選して頂きました。マインズさんから提案されたのは、出産育児が落ち着いて、社会復帰したいという秘書経験者でした。既婚者は想定していなかったのですが、人柄と経験値を評価し、採用させて頂くことになりました。仕事っぷりは想像以上で、役員との相性も良く、非常に頑張ってくれています。この方は長く続くだろうと期待しています。

秘書+αの業務

秘書+αのオフィスマネージャーを採用マーケティング関連企業(スタートアップ企業)

何人かの経営者が集まり、新会社を設立しました。若手人材は数名採用しているものの、40代~50代の役員層と若手のジェネレーションギャップからコミュニケーションもうまく取れておらず、その間を取り持ってくれる30代の秘書人材を探していました。秘書業務だけでなく、社内の総務・人事サポート・データ集計・人間関係のクッション役までできるような人材に巡りあえず、数カ月間が過ぎました。
マインズに依頼したところ、定型の秘書業務だけでなく、人事・総務・庶務を含めて、プロアクティブに行動して頂ける小規模企業での経験者を紹介頂き、その方の幅広い業務経験に可能性を感じ、オフィスマネージャーとして採用することにしました。小回りが利き、何でも柔軟に対応でき、若手のフォローなどもしてくれるなど、会社のお母さん的存在になっています。役員も含めてスタッフが皆外出する事もありますが、オフィス内に一人になっても自分で考え・判断してくれる点も大変助かっております。

フォローアップ

他社より低い給与水準でも、
他の魅力でフォローして頂き入社
法律事務所(小規模組織)

これまで公募として、求人誌やインターネットによる採用活動をしておりました。人材紹介会社さんの存在は知っていたものの、給与条件の良いものや整備された環境の会社しかやらないというイメージを持っており、どうせ依頼しても候補人材はいないだろうと思っていました。
人手不足が続いた為、インターネットで検索したマインズさんにダメもとで依頼してみることにしました。
給与レンジをありのままお伝えし、他社と比較してもやはり水準が低いことを認識しましたが、給与面以外の人間関係や、やりがい、長期就業できるポイントなどを引き出して頂き、それに沿った人材を紹介して頂き、内定を出させて頂きました。

給与は、本人の希望年収に満たない点で、入社合意に至るのは難しいのでは、と不安に思っておりましたが、マインズさん経由で本人へ条件通知をして頂く際に、給与だけでなく、弊社の福利厚生・ワークワーフバランスは勿論、弊社で経験を積む事で得られる利点など、あらゆる方向から丁寧に偽りなく説明して頂いたおかげで、入社承諾を頂く事ができました。
色々と苦労をお掛け致しましたが、弊社としては限られた採用コストで、スペックをさほど落とさず、優秀な人材を獲得する事が出き、大変うれしく思っています。今後は社内の環境や福利厚生をもっと充実させようと思う良いきっかけにもなりました。

派遣との違い

企業理念への共感、
モチベーションの高い正社員を獲得!!
美容関連業界(ベンチャー企業)

「スキルだけでなく、経営理念や事業内容に共感できる人のみ採用する」という方針で創業当初から進めておりました。社長を含めた役員アシスタントを募集する事になり、派遣会社を含め、多数の人材エージェントに依頼しましたが、なかなか弊社の経営理念に共感し、入社意欲の高い人材が挙がりませんでした。面接に来たとしても、「派遣会社からとりあえず紹介されたので面接に来ました」、という方もおり、話しを聞いた後で辞退されるというケースがあり、困っていました。
役員サポート職専門という事で、マインズさんに依頼したところ、各候補者のスキルだけでなく、生い立ち・趣味・志向・今後のキャリアビジョンなどを細かくスクリーニングした人材をご紹介して下さいました。また、弊社の事業や理念・風土なども細かい点まで事前にご説明して下さっていたようで、面接に来られた候補者もみなさん、動機づけがしっかりとされており、面接時には、弊社と候補者の双方向で、より具体的に就業するイメージを共有する事ができました。スキル・人柄だけでなく、最重要項目である「理念や事業に共感できる人材」を正社員として採用する事ができました。レジュメ(経歴書)だけでは見えてこない、趣味や思考性もフィットしている人材に入社頂くことができ、本人も楽しみながらやりがいを持って現在も業務を行っております。

社内の活性化

ベテランの秘書を採用し、社内全体の士気が アップ!!サービス・小売業(ベンチャー企業)

弊社は若い会社であるため、大学のサークルのようなノリがたまに出てしまい、社長の不在時に、どうしても緊張感が薄らぐ時もありました。あるタイミングで秘書を採用しようという話になり、マインズさんに依頼したところ、カルチャーや現在の社内体質などもヒアリングして頂いた中、現社員より年齢が高い人材が良いのではとの提案を頂きました。
仕事における厳しさと優しさを持ち合わせ、マネジメント経験もある方を採用することになりました。おかげで社長が不在の時間でもその秘書の方がいるだけで、身が引き締まり、仕事への集中力も持続するという結果になりました。ベテランの秘書を採用したことで、社長のビジネスサポートも行っていただき、他メンバーの士気アップにつながり全体がレベルアップできたように思います。